Was ist Ressourcenmanagement und warum ist es unverzichtbar

Wo arbeite ich nächsten Monat? Kann ich in einem grösseren Projektteam arbeiten? Ist es möglich, mehr Verantwortung zu übernehmen? Wäre es denkbar, mich im Backend weiterzuentwickeln?

Dies alles sind regelmässige Fragen von Mitarbeitern. Doch was beinhaltet Ressourcenmanagement sonst noch, was sind die Schwierigkeiten und warum ist es eine wichtige Funktion in einem Unternehmen?

Wie Umfragen in Unternehmen zeigen, ist der Wunsch nach einer funktionierenden Kapazitätsplanung ein grosses Bedürfnis:

Wichtigkeit Ressourcenmanagement (Quelle: academics.ch)

Quelle: https://www.academics.ch/ratgeber/ressourcen-management

Vor gut einem Jahr habe ich bei der Noser Engineering angefangen. Nebst anderen Aufgaben habe ich mit einem 70% Pensum die Ressourcenplanung der Business Unit Application Development übernommen. Dies bedeutet sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter ununterbrochen einer bezahlten Tätigkeit bei einem Kunden nachgehen kann. Eigentlich ein einfaches und klar definiertes Ziel, das mit diesem Pensum ohne Probleme erreichbar sein sollte, dachte ich. Ich musste meine Meinung schnell revidieren, da die Aufgabe mehr beinhaltet als erwartet, was die nächsten Punkte verdeutlichen.

Was sind denn nun konkret meine Aufgaben als Ressourcenmanager?

• Auslastung aller Mitarbeiter über die nächsten 3 Monate sicherstellen
• Ressourcenanfragen koordinieren, dh. bei auslaufenden Projekten nachhaken und bei gewonnenen Aufträgen verfügbare Ressourcen anbieten
• Schnittstelle sein zwischen Mitarbeiter, Sales, Kunden und Lieferanten
• Jederzeit Auskunft geben können über Einsatzzeiten und Skills aller Mitarbeiter
• Zukünftige Projekte/Aufträge im Blickfeld haben
• Bei Engpässen externe Ressourcen als Überbrückung einstellen und das Vertragliche regeln
• Verträge der fixen Aufträge kennen und bezüglich der Ressourcen prüfen
• Interne Aufgaben für Mitarbeiter suchen, falls kein Auftrag bei einem Kunden vorhanden ist
• Schlüsselpersonen am richtigen Ort einsetzen
• Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter kennen und so gut wie möglich berücksichtigen
• Ressourcenverwaltungstool aktuell halten und Optimierung vorantreiben

 Was braucht es, um die Kapazitätsplanung möglichst effizient zu managen?

• Gute Sozialkompetenzen
• Ein Tool zur Planung der gesamten Auslastung jedes Mitarbeiters, welches immer aktuell ist und ständig optimiert wird, um die Arbeit zu vereinfachen
• Informationen über jeden Mitarbeiter bezüglich seinen Hard- und Soft Skills, Anstellungspensum und sonstigen Wünschen
• Informationen zu potentiellen zukünftigen Kundenaufträgen
• Übersicht aller aktuellen Einsätze damit sichergestellt werden kann, dass bei Auftragsende ohne Unterbruch eine neue Aufgabe vorhanden ist

Herausforderungen im Ressourcenmanagement

• Folgende Gründe können zu Mitarbeiterunzufriedenheit bis hin zur Kündigung oder schwacher Performance führen:
  • Keine Arbeit vorhanden (Ziellosigkeit)
  • Skills entsprechen nicht denen des Mitarbeiters
  • Arbeitsort
  • Teamzusammensetzung oder Einzelarbeit
• Wenn Mitarbeiter keine entgeltliche Tätigkeit für einen Kunden leisten, fallen Einnahmen weg, während die Fixkosten bleiben
• Zu kleiner Auftragseingang, marktabhängig
• Zu grosser Auftragseingang, bei zu wenig internen Ressourcen muss nach Alternativen gesucht werden

Die Kunst des Ressourcenmanagement ist es, die Wünsche aller Stakeholder zu erfüllen oder zumindest gute Kompromisse zu finden unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit oder anders formuliert, das Unmögliche möglich zu machen. Genau dies macht mir Spass und fordert mich täglich immer wieder aus Neue.