In 7 Schritten ein Gantt Diagramm in Excel erstellen

Oft werden Sie in Offerten oder anderen Projektdokumentationen gefordert. Beinahe genauso oft wird man in diesem Augenblick keine entsprechende Projektmanagement Software zur Verfügung haben.

Kein Grund zur Sorge, simple Gantt Diagramme lassen sich schnell und einfach in Excel erstellen. Wie das geht können sie im nachfolgenden Blog lesen.

Folgende Projekt Informationen werden für das Diagramm benötigt:

• Arbeitspakte inkl. Dauer
• Meilensteine
• Ressourcen (Teams oder Personen)
• Startzeitpunkt

Und mit diesen Informationen kann gestartet werden:

  Schritt 1: Daten bereitstellen

Als Erstes werden die Daten in Excel strukturiert und die folgenden Informationen in die Spalten 1-4 eingefügt.

• Spalte A: Namen der Arbeitspakete
• Spalte B: Ressource, welche das Arbeitspaket bearbeiten wird z.B. ein Team. Handelt es sich beim Arbeitspaket um einen Meilenstein, wird in der Ressourcenspalte „Meilenstein“ eingetragen.
• Spalte C: Dauer der Arbeitspakete
• Spalte D, Zeile 1: Startdatum des Projekts

Schritt 2: Enddaten berechnen

Als nächstes wird das Enddatum des Arbeitspakets 1 berechnet. Um Samstage oder Sonntage als Enddatum zu vermeiden, wird die Formel =Arbeitstag(Startdatum, Dauer-1)  verwendet. Bei der in der Formel angegebenen Dauer wird ein Tag abgezogen, da bei einem eintägigen Arbeitspaket das Start- und Enddatum gleich sein soll. Optional kann hier auch eine Liste mit Feiertagen mitgeben werden, welche zusätzlich zu den Wochenenden ausgeschlossen werden.

Diese Formel kann bei allen Arbeitspaketen, mit Ausnahme der Meilensteine, eingefügt werden:

Schritt 3: Anfangsdatum ergänzen

Die aktuelle Ansicht sieht jetzt noch ein wenig seltsam aus mit nur einem Startdatum. Deshalb werden in diesem Schritt die restlichen Startdaten ergänzt. Dabei können direkt auch Abhängigkeiten zwischen einzelnen Arbeitspaketen manuell definiert werden. Auch dies wird mit der Formel Arbeitstag gelöst, wobei als Ausgangsdatum das Enddatum des abhängigen Arbeitspakets gewählt und ein Tag dazugezählt wird. Zwei Beispiele sehen sie hier: Paket 2 ist abhängig von Paket 1, sowie Paket 6 von Paket 5.

Schritt 4: Meilenstein Datum ergänzen

Jetzt fehlen nur noch die Daten der Meilensteine. Diese sind im hier erwähnten Beispiel abhängig von den vorgängigen Arbeitspaketen. Mit der Formel =Max(Erstes Enddatum : Letztes Enddatum)  wird das Datum des Meilensteins bestimmt. Auch hierzu ein Beispiel:

Schritt 5: Effektive Differenz pro Ressource berechnen

Mit den vorhergehenden Schritten sind nun alle Anfangs- und Enddaten berechnet. Für die Darstellung der Balken im Diagramm wird noch der zusätzlichen Hilfswert „Effektive Differenz zwischen Start- und Enddatum“ benötigt. Diesen Hilfswert wird pro Ressource berechnet. Die Formel dazu lautet: =Enddatum-Startdatum+1 . In der hier verwendeten Formel wird ein Tag dazugezählt, da bei einem eintägigen Arbeitspaket trotz Differenz 0 (gleicher Start- und Endtag) ein Balken von einem Tag anzeigt werden soll.

Bei den Meilensteinen wird die Berechnung weggelassen und stattdessen einfach eine Differenz von 1 eingesetzt.

Schritt 6: Diagramm erstellen

Als nächstes werden die Daten in einem Balkendiagramm darstellt. Dazu wird ein „Gestapeltes Balkendiagramm“ (unter Einfügen > Balkendiagramm) ausgewählt. Dem leeren Diagramm werden nun einzelne Balken (unter Daten auswählen > Reihe hinzufügen) hinzugefügt.

Als erstes der Balken für die Anfangsdaten. Diese Balken werden zu einem späteren Zeitpunkt ausgeblendet, sie dienen also nur als Hilfe, um die effektiven Balken richtig zu positionieren.

Als Nächstes werden die bestehenden Balken mit den Balken der Ressourcen ergänzt bzw. gestapelt. Dazu wird pro Ressource eine neue Reihe hinzugefügt, wobei der entsprechend berechnete Hilfswert „Effektive Differenz“ verwendet wird.

Die Auswahl der Daten wird mit dem Hinzufügen der horizontalen Achsenbeschriftung abgeschlossen. Dazu wird die erste Spalte mit den Arbeitspaketen selektiert.

Das Diagramm sollte nun ungefähr folgendermassen aussehen:

Schritt 7: Diagramm formatieren

Im vorhergehenden Schritt wurden alle benötigten Daten in das Diagramm eingefügt. Nun fehlen nur noch einige Umformatierungen und dann ist das Gantt Diagramm auch schon fertig.

Als erstes wird die Paketreihenfolge im Diagramm umgedreht, damit das Diagramm von oben nach unten gelesen werden kann. Dazu wird unter Achse formatieren > Achsenoptionen der Menüpunkt „Kategorien in umgekehrter Reihenfolge“ ausgewählt.

Danach wird die Füllung bzw. der Rahmen der Anfangs-Balken wie angekündigt geändert, sodass die Balken ausgeblendet werden. Unter Füllung wird „Keine Füllung“ und beim Rahmen „Keine Linie“ ausgewählt.

Nun folgt noch die Formatierung der Horizontalen Achse. Damit ganze Wochen angezeigt werden, wird beim Hauptintervall ein 7ner Schritt angegeben.

An dieser Stelle können noch einige zusätzliche, benutzerabhängige Formatierungen vorgenommen werden. Z.B. könnte bei den Meilensteinen die Füllung durch ein Bild ersetzt werden. Damit dieses Bild am Tagesende erscheint muss zum Startdatum 0.5 dazugerechnet werden.

Zusammenfassung

Mit diesem letzten, siebten, Schritt ist das einfache Gantt Diagramm in Excel fertiggestellt.

Zusammenfassend ist zu sagen:

Im Unterschied zum MS Project hat das Excel Diagramm keine Pfeile zwischen abhängigen Arbeitspaketen und auch die Abhängigkeiten selber ist etwas komplizierter zu definieren. Dafür wird keine zusätzliche Software und Spezialwissen benötigt, was sich wiederum auf Lizenzkosten bzw. Einarbeitungskosten auswirkt.

Für ein einfaches Gantt Diagramm, welches in kurzer Zeit erstellt werden soll, ist die Excel Lösung auf jeden Fall eine gute Alternative.

Und jetzt viel Spass beim selber Erstellen und dass das Projekt gelingen mag.